Visa utbildning.se som: Mobil

Jobba hemma – så behåller du produktiviteten bland dina anställda

Vi befinner oss i en speciell situation där många företag väljer att beordra sina anställda att arbeta hemifrån. För vissa kan det ses som drastiska åtgärder som kommer med många osäkerheter. Hur kan du som chef agera för att säkerställa att produktiviteten upprätthålls? utbildning.se tipsar om nio saker du kan göra för att underlätta för dina anställda och samtidigt hålla igång det dagliga arbetet!

1 Sätt en kommunikationsstrategi

I en tid då många väljer, eller beordras, att jobba hemma är det viktigt att ha tydliga rutiner för den dagliga kommunikationen. Har ni en kommunikationsstrategi? Om inte är det läge att ta fram en nu. Hur och var kommunicerar ni med varandra när ni inte är på plats på kontoret? Vad kan ni förvänta er av varandra när ni inte längre träffas ansikte mot ansikte? Hur fortlöper teammöten och individuella uppföljningar? En kommunikationsstrategi gör det tydligt för alla anställda hur och var kommunikationen förs.

2 Håll er till vanliga rutiner

Bara för att ni nu sitter utspridda på flera håll behöver ni inte släppa alla gemensamma rutiner. Se till att hålla fast vid de rutiner som ni kan! Uppmuntra dina medarbetare att hålla sig till vanliga arbetstider och avboka inte stående möten som veckoavstämningar, 1-2-1:s och workshops. Om arbetet kan flyta på så normalt som möjligt så riskerar ni inte att tappa produktiviteten.

3 Gemensamma incheckningar och utcheckningar

För vissa kan det vara svårt att komma igång på morgonen eller att avsluta arbetsdagen när den sker inom hemmets fyra väggar. In- och utcheckningar ramar in arbetsdagen och gör det enklare att hålla produktiviteten igång. En incheckning på morgonen kan även sänka tröskeln för att höra av sig till sina kollegor med frågor eller annat som rör jobbet. In- och utcheckningar är dessutom perfekta tillfällen för att ta upp eventuella frågor, feedback eller för att be om hjälp.

4 Tätare avstämningar i team och individuellt

När en stor del jobbar hemifrån är det viktigare än någonsin med regelbundna avstämningar för att arbetet ska fortlöpa så smidigt som möjligt. Boka avstämningar med tydliga agendor, både individuellt och för hela teamet. Var extra tydlig med mål och förväntningar och se till att reda ut eventuella frågetecken snabbt.

Hitta det som fungerar för er, om det så är via mail, distansmöte eller via ett dokument där medarbetarna kan fylla i utförda arbetsuppgifter. Avstämningarna ger dig koll på läget och säkerställer att jobbet flyter på som det ska, men se upp för att gå in och styra på detaljnivå! För mycket kontroll från dig som arbetsgivare kan snarare få dina medarbetare att känna sig övervakade och effekten blir den motsatta. 

5 Ha en tydlig mötesstruktur

Möten som sker på distans kräver en ny typ av mötesstruktur än den ni kanske är vana vid. Trots att distansarbete och digitala möten blir alltmer vanligt är det långt ifrån alla som känner sig bekväma med att hålla eller delta i möten som sker framför en skärm. Möten är viktiga både för det fortsatta arbetet och för gemenskapen, så satsa på att hitta en mötesstruktur som funkar för er! I ett videomöte med flera personer flyter dialogen inte på samma sätt som i ett möte där alla är på plats. En bra idé är att fördela ordet till den som vill och tacka när det är dags för nästa person att ta vid. Ni kan även inleda varje möte med en kort avstämning med alla som deltar, för att få alla att känna sig delaktiga från start och minska tröskeln för de som är ovana vid möten på distans.

6 Se till att alla har tillgång till rätt teknik

Idag är de flesta större företag rustade för att klara av att jobba på distans. Med verktyg som Slack för chattar och videosamtal och Google Hangouts och Zoom för videokonferenser och möten så är det enklare än någonsin att jobba från olika platser. Men hur kan du se till att det görs på ett effektivt sätt? Försäkra dig om att alla har tillgång till rätt verktyg och programvaror och att det finns guider för hur de ska användas. Var även beredd på att tekniska problem kan uppstå och att ni då har en plan för hur ni löser dem på ett effektivt sätt!

7 Uppmuntra till social interaktion med kollegorna

I en undersökning på temat distansarbete svarar 35 procent av de tillfrågade att avsaknaden av småpratat med kollegorna är den största nackdelen med att jobba hemifrån. Den sociala interaktionen på lunchen eller kafferasten kan vara en viktig tid för nya idéer och för att stärka gemenskapen. Uppmuntra dina anställda att boka in sociala möten även på distans. Varför inte ta en digital kaffepaus eller käka distanslunch tillsammans hela teamet? Att fortsätta känna gemenskap är viktigt för att hålla motivationen och teamkulturen uppe!

8 Underlätta för de som jobbar hemifrån

Som arbetsgivare har du ansvar för dina anställdas arbetsmiljö. Visste du att det gäller även om de jobbar hemifrån? En speciell situation kräver speciell hjälp och när valet att jobba hemifrån inte kommer från en själv kan det vara en god idé att som arbetsgivare hjälpa de som saknar rätt utrustning hemma i den mån det går. Just nu är många företag i en situation där stora budgetnedskärningar är en verklighet, men för att hålla produktiviteten uppe krävs ibland viss utrustning. Har ni till exempel möjlighet att buda hem skärmar till dem vars jobb kräver det? Kan ni förse de anställda med information om att jobba ergonomiskt hemifrån? 

9 Netikett

Har du koll på begreppet netikett? Kanske har du varit med om någon kollega som skrivit “hej” i jobbchatten och inte ställt sin fråga förrän du svarat “hej” tillbaka och ni utbytt ett par artighetsfraser? Det här är ett exempel på mindre bra netikett. För att jobba effektivt, såväl på distans som på plats på kontoret, kan ni tillsammans fastställa era egna netikett-regler. Det kan till exempel innebära att ni skriver allt i ett meddelande, för att undvika att ta varandras uppmärksamhet längre än nödvändigt. Använder ni Slack? För att hålla igång produktiviteten måste det vara okej att “gå offline” ett tag. I era netikett-regler kan ni bestämma hur ni använder er av statusuppdateringar. I en tid då det inte bara är att svänga förbi någons skrivbord är det tacksamt att se symbolen “I ett möte” eller "Upptagen" hos någon man försöker nå.

Läs mer

Vill du ha fler tips på hur du och dina anställda kan jobba produktivt hemifrån? Läs artikeln om olika program och appar som underlättar distansarbetet. För dina anställda finns artikeln om hur man jobbar effektivt hemifrån att tillgå.

Letar du utbildning?

Se alla utbildningar som finns tillgängliga online

Senast uppdaterad: 17 mar 2020

Du kanske också är intresserad av:

Senast uppdaterad: 2020-04-08

Så leder du dina medarbetare genom krisen

När krisen slår till sätts ledarskapet på sin spets. Hur du hanterar situationen påverkar hela verksamheten. Så hur bör du agera när det värsta händer? Mats Kärnerud, företagscoach på EuroAcademy ger handfasta råd kring hur du bör tänka och agera.

Läs mer
Senast uppdaterad: 2019-12-09

Att tänka på vid lönesamtalet – Tips till dig som är chef

Hur bör man egentligen tänka som chef inför lönesamtalet? Och hur går man vidare om ingen är nöjd efter samtalets slut? Elisabeth Johansson från fackförbundet Jusek reder ut chefens roll under lönesamtalet.

Läs mer
Senast uppdaterad: 2020-04-09

Därför ska du inkludera yoga i ditt ledarskap – 6 tips

Att vara chef innebär ofta ett högt tempo, snabba förändringar och att ständigt vara tillgänglig. För att orka hålla uppe drivet i ditt ledarskap är det viktigt med tillfällen för lugn och återhämtning. Vi tipsar om sex anledningar till varför du ska inkludera yoga och mindfulness i ditt ledarskap!

Läs mer
Så fungerar utbildning.se

Sök och hitta en utbildning du är intresserad av


Beställ information eller boka direkt


Du blir kontaktad av utbildningsarrangören

Nyhetsbrev
Prenumerera på vårt nyhetsbrev och ta del av det senaste inom kompetensutveckling!