Vad innebär egentligen hybridjobb och hur får vi det att fungera optimalt, såväl på kontoret som på hemmaplan? För en sak är säker – det nya sättet att arbeta är här för att stanna.
Hybridjobb – att kombinera kontorsjobb med distansjobb – är begreppet som snabbt blivit ett trendord i pandemins spår. Med nya rutiner och nära två års vana vid distansarbete, är det långt ifrån alla som är intresserade av att återgå till ett ordinarie 8-17-upplägg på kontoret.
Läs om hur du skapar en sund och produktiv arbetsplats här
Så får du hybridjobb att fungera i praktiken
Att tillämpa ett nytt arbetssätt där kontorsjobb varvas med distansarbete är en omställning som för många företag innebär en del utmaningar. Åtminstone inledningsvis. Men med rätt förberedelser och tydliga ramar kan hybridjobb bli den gyllene medelvägen för alla som mår bäst av ett mer flexibelt arbetssätt.
7 smarta tips på hur du kan få hybrid-upplägget att fungera i din verksamhet:
1. Sätt tydliga ramar.
Ledningen ska sätta ramarna för hybridarbetet. Se till att verksamheten arbetar utifrån en och samma policy för att minska risken för onödiga missförstånd eller upplevelser av särbehandling mellan medarbetarna eller avdelningarna.
2. Sätt tydliga förväntningar.
Vid hybridarbete är det viktigt att alla medarbetare vet exakt vad som förväntas. När är det till exempel okej att jobba på distans och när är det nödvändigt att befinna sig fysiskt på kontoret? Vad ska vara gjort till när? Klargör reglerna så att alla vet vad som gäller.
Anpassa målen.
Distans- och hybridarbete kräver mer fokus på mål och resultat, än på att mäta arbetstid. Se till att det finns tydliga, mätbara mål för hela verksamheten och de enskilda medarbetarna.
– När vi vet vad som förväntas av oss, sjunker kognitiv stress och prestationen blir bättre. Det finns både hälso- och produktivitetsvinster att göra, berättar Lena Lid Falkman, forskare på Handelshögskolan i Stockholm och Karlstads universitet i en intervju med ingenjören.se där man tar upp fördelarna med hybridarbete.
4. Få med alla på tåget.
Se till att viktig information når ut till alla medarbetare. Ett veckomejl, en fysisk veckoträff eller regelbunden digital incheckning kan hjälpa informationen att nå fram och få medarbetarna att känna sig delaktiga i vad som händer på företaget.
5. Ses IRL.
Se till att hela teamet samlas fysiskt på kontoret någon gång i veckan för att skapa vi-känsla. Varför inte festa till det med lite trevlig fika?
6. Se över tekniken.
- Har alla medarbetare den tekniska utrustning som krävs för att effektivt kunna utföra sina arbetsuppgifter?
- Behövs något särskilt system för att kunna boka viss utrustning de dagar då medarbetarna vill arbeta från kontoret?
- Är företagets data skyddad så att konfidentiell information inte hamnar i fel händer?
- Finns en fungerande plattform för att ladda upp och dela gemensamma filer?
7. Se upp med orättvisor.
Verksamheter som inför, eller redan praktiserar hybridarbete, behöver vara extra uppmärksamma på riskerna med att premiera de medarbetare som befinner sig fysiskt på kontoret, framför dem som kanske arbetar oftare hemifrån och därför inte syns lika mycket i den dagliga verksamheten.
– Det får inte bli så att de som är på kontoret och småpratar i kaffepausen får roligare uppdrag eller oftare befordras, varnar Lars Remsén, Regionchef på Unionen Mälardalen i en debattartikel i Vestmanlands Läns Tidning, VLT.
Lars Remsén betonar i samma artikel att det är lätt att som arbetsgivare tro att ju mer man kontrollerar medarbetarnas arbete desto bättre blir jobbet. Faktiskt visar det sig ofta vara precis tvärtom. Glada och nöjda medarbetare som känner förtroende från chefen känner ofta större motivation och presterar bättre i längden.
– Ge i stället anställda chansen att i så hög grad som möjligt själva bestämma var och hur man bäst lyckas med sina uppgifter.
Därför är hybridjobb en fördel för dig som anställd
- Att kunna kombinera hemmajobb med kontorsjobb ger ökad frihet och flexibilitet.
- Minskad stress och bättre balans mellan arbetsliv och privatliv.
- Ökad produktivitet när du kan ägna tiden åt arbete istället för långa resvägar.
- Tillgång till den bästa tekniken på kontoret (såsom presentations- eller mötesverktyg) när det passar dig och dina arbetsuppgifter.
- Mer effektivt och fokuserat arbete i en lugn miljö, som ibland är svår att hitta på ett livligt kontor.
Därför är hybridjobb en fördel för dig som arbetsgivare
- Färre kostnader. Stora kontorsytor, inredning, frukost/fika och ergonomisk arbetsmiljö är exempel på kostnader som kan sparas in på rejält när fler anställda arbetar hemifrån några dagar i veckan.
- Minskad energiförbrukning på kontoret. Bra för företagsbudgeten och för miljön.
- Mer lojala och friska medarbetare. Att känna företagets förtroende, slippa stress, långa resvägar och att lättare kunna sy ihop vardagen är kraftfull motivation för medarbetare att vilja stanna kvar i företaget.
- Ökad produktivitet. Studier visar att anställda som arbetar på distans är 20–25 procent mer produktiva än sina motsvarande kollegor på kontoret. Med färre sociala distraktioner och fler små nödvändiga pauser ökar den övergripande prestationen, kreativiteten och motivationen.
- Mer attraktiv som arbetsgivare. Att erbjuda nya talanger möjlighet till hemarbete kommer att sätta dig i klart fördelaktigt läge jämfört med konkurrenter som inte erbjuder hybridjobb.
- Ökad effektivitet. De många mötesverktyg vi har tillgång till hjälper oss att genomföra mer effektiva möten. Mötena börjar oftare i tid och vi ägnar mindre tid åt onödigt prat.
Läs mer om hur du skapar en god arbetsmiljö här
Källor:
unionen.se, ingenjoren.se, vlt.se