Står du inför planeringen av ett projekt och funderar på om du verkligen fått med allting? För att hjälpa dig som projektledare på traven har vi sammanställt en checklista på sex av de viktigaste stegen i en lyckad projektplanering.
Planeringsfasen är kanske den viktigaste och mest grundläggande fasen inom projektledning. Om du planerar ditt projekt väl ökar du chansen för ett lyckat resultat och förebygger risker. En fullständig projektplanering kan innehålla många steg. Vill du kontrollera att din projektplanering håller måttet, eller få tips och inspiration på hur du ska börja? Här går vi igenom sex av de viktigaste och mest grundläggande stegen – som du absolut inte får missa.
1. Ha välformulerade mål
Din plan måste innehålla vilka mål ditt projekt ska uppnå, och dessa måste vara klara tidigt i processen. Det är inte bara viktigt att dina mål är formulerade, utan välformulerade. Målen ska vara tydliga, rimliga att uppnå, och ska kunna förstås av alla som är inblandade i projektet. Formulera ditt mål med minsta möjliga utrymme för fri tolkning och minimera därigenom risken för missförstånd.
2. Sätt upp delmål
Särskilt om du leder ett större projekt, är det viktigt att se till att dina mål kan delas upp i flera delmål. Det här hjälper dig att hålla koll på hur projektet fortskrider, att hålla uppe motivationen i ditt team och ökar chansen för att tidplanen hålls. Avstämningar vid delmålen ger dig också möjlighet att få insyn i kvaliteten på arbetet. Dessutom får du tillfredsställelsen av att se ditt projekt växa fram och ta form.
3. Gör din research
Kännedom om projektets förutsättningar och omständigheter är nödvändiga för att du som projektledare ska kunna leda projektet med framgång. Därför behöver du alltid se till att ha klart för dig vilka resurser du har att tillgå, vilken budget och tidsram du har att förhålla dig till, vilka krav som ställs av beställaren och så vidare. Om förutsättningarna är fel eller kraven orimliga är det viktigt att få dem justerade innan du påbörjar själva projektet.
4. Välj en bra projektplan
Gantt-schema, kanban-tavla, nätplan eller aktivitetslista? Det finns många olika typer av mallar som du kan använda för att organisera och tidsplanera ditt projekt. För att behärska olika projektledningsmetoder och kunna använda olika projektplaner kan du gå en utbildning i planering av projekt. En tydlig projektplan är ett måste, försök även gärna att använda en mall som passar det projekt du ska genomföra. De flesta mallar har sina fördelar. Vilken mall passar omfattningen och typen av ditt projekt?
5. Se över projektgruppen
En väl sammansatt projektgrupp arbetar avsevärt mycket bättre och mer effektivt än ett team med återkommande konflikter och bristande kompetenser. Försök därför att se till att din projektgrupp utgör ett bra team med personlighetsdrag och kompetenser som stärker och kompletterar varandra. Att arbeta med ett motiverat team med god dynamik kommer att underlätta din roll som projektledare – och göra det betydligt roligare för alla inblandade!
6. Ha inte för bråttom
Tidspress är ett bekant fenomen för de flesta projektledare, och att “ta det lugnt” är ofta betydligt lättare sagt än gjort. Men försök att ha i åtanke att en slarvigt gjord projektplan löper större risk att innehålla missberäkningar och kommer att vara svagare inför oförutsedda händelser. Det innebär att du troligen kommer att förlora tid i genomförandefasen på grund av större justeringar och längre väntetider som tillkommer under projektets gång. Det i sin tur resulterar i att hela projektet drar ut på tiden, deadlines missas och leveransen försenas. Så försök att inte stressa iväg en bristfällig projektplan istället för att lägga lite mer tid på att göra den grundligt och ordentligt.
När du gjort en bra planering har du skapat de bästa förutsättningarna för att leda in projektet i det faktiska genomförandet. Känner du dig redo?
