Visa utbildning.se som: Mobil

10 regler för e-mail du bör känna till

Netikett – 10 regler för e-mail

Många av oss använder internet och e-mail dagligen, både för professionella och privata förbindelser. Säkert har du någon gång fått ett e-mail där du undrat över hur avsändaren kunnat göra ett sådant uppenbart misstag. Eller så kanske du själv också skickat ett e-mail där mottagaren ifrågasatt din netikett. utbildning.se har sammanställt tio tips för dig som vill undvika obekväma situationer.

Är det dags att bli bättre på att skriva? Se alla skrivkurser här!

1. Skriv en tydlig och meningsfull ämnesrad

Idag är vi vana vid stora mängder information och det finns en risk att mottagaren tittar igenom sina e-mail och snabbt sorterar dem som viktiga eller oviktiga beroende på ämnesraden. Gör detta beslut enkelt för mottagaren genom att skriva en kort och sammanfattande rubrik som tydligt förmedlar vad ditt e-mail handlar om. Göm inte det viktigaste ordet längst bak i en lång mening – då finns en risk att mottagaren inte kommer att notera ditt e-mail.

2. Håll dig till ett typsnitt

Att använda sig av endast ett typsnitt är god netikett i allmänhet, men kanske i synnerhet när du skriver e-mail. Att blanda typsnitt och färger gör texten svår att läsa och ger ett oprofessionellt intryck. Om du kopierar och klistrar in siffror, länkar eller text bör du spendera extra tid åt att formatera det kopierade materialet så att det matchar det resterande meddelandet. Att titta igenom formateringen en ytterligare gång tar knappt någon tid och det kommer att göra en stor skillnad för mottagaren.

3. Använd radbrytningar förnuftigt

Ett långt textblock utan radbrytningar eller rubriker är sällan särskilt tilltalande. Paketera ditt budskap så det blir överskådligt och lättbegripligt för mottagaren genom att använda radbrytningar och punktlistor där det passar. Tänk på att du inte kan få plats med hur mycket information som helst i ett e-mail, om texten blir för lång är det förmodligen bättre att boka ett möte med mottagaren istället för att skriva ett e-mail.

4. Cc:a bara om det är nödvändigt

Kanske tror du att du gör folk en tjänst genom att skicka kopior till fler mottagare (Cc:a) och på så vis hålla dem uppdaterade om saker de kanske inte direkt är inblandade i, men ändå till viss del påverkas av. Ibland kan detta stämma. Cc:a dock inte dina kollegor eller din chef bara för sakens skull. Att ständigt bli inkopierad i e-mail som inte angår mottagaren kan för vissa vara irriterande.

5. Vet när du ska använda Svara och Svara alla

Genom att använda funktionen Svara skickas ditt svar endast till avsändaren. Om du väljer Svara alla kommer även de som var Cc:ade i det ursprungliga e-mailet att få ditt meddelande. En fingervisning kan vara att använda samma logik som beskrivs i punkt 4 – tänk över om ditt svar är relevant för alla mottagare eller endast den ursprungliga avsändaren.

6. Starta inte nya konversationer i gamla e-mail

Du vill säkert att mottagaren ska känna till vad ditt meddelande handlar om, men genom att använda en gammal konversation för att förmedla något nytt blir detta svårt om du inte kommer ihåg att ändra ämnesraden. Om du vill använda en tidigare konversation bör du därför vara uppmärksam på att ämnesraden ändras.

7. Vidarebefordra inte irrelevanta eller oprofessionella konversationer

Om en kollega vidarebefordrar ett e-mail från en kund till dig med en kommentar som endast var avsedd för just dig bör du vara noga med att redigera bort detta. Att lämna kvar oseriösa eller irrelevanta kommentarer är precis som att börja prata om privata saker – eller ännu värre, om personen du just talat med – innan du lagt på telefonen. Det allra enklaste sättet för att undvika misstag är att skriva ett nytt e-mail istället för att använda det du fått skickat till dig.

8. Håll bilder och grafik till en rimlig storlek

Bilder och grafik kan vara tilltalande i e-mail, men se till att de inte tar upp för mycket plats. För stora bilder och grafik kan göra att ditt e-mail blir svårläst. Tänk därför på att anpassa filens storlek så den passar in i brödtexten. För många bilder kan göra att ditt e-mail markeras som skräppost, vilket leder till att mottagaren kanske helt missar det du vill förmedla.

9. Glöm inte de bifogade filerna

Om du skriver att du har bifogat en fil bör du komma ihåg att göra detta. Det finns få saker som är så pinsamma som att svara på ett e-mail från en kund eller din chef som inleds med ”Tack så mycket, men filen verkar saknas”.

10. Korrekturläs, korrekturläs, korrekturläs

Att korrekturläsa gäller för alla professionella dokument och det är ingen skillnad mot professionell kommunikation. Dålig stavning och dålig grammatik ger intryck av att du inte anser att e-post (och i förlängningen även mottagaren) är tillräckligt viktigt för att ägna några minuter åt att läsa igenom den. De allra flesta e-postprogram har inbyggda stavningskontroller, så det finns ingen ursäkt för misstag. Glöm absolut inte mottagarens namn, din hjärna ersätter lätt Carina med Carin och dessa oavsiktliga fel kan skapa stor irritation.


Behöver du hjälp att hitta vidareutbildning?

Berätta för oss vad du letar efter, så hjälper vi dig hitta rätt!

Hur funkar det?

Efter att du skickat in din förfrågan tar vi genom intresseanmälningar kontakt med de utbildare som bäst matchar dina önskemål. Du får en bekräftelse direkt till din mail och inom 1–2 dagar kontaktar utbildningsarrangörerna dig med all information du behöver för att eventuellt gå vidare och boka utbildningen. Vi hör av oss till dig om vi behöver kompletterande uppgifter. 

This field is used for controlling automatic form submits. Please leave it blank:
Fyll i

Vår utbildningsrådgivning är kostnadsfri och inte bindande.

Senast uppdaterad: 31 mar 2016

Du kanske också är intresserad av:

Senast uppdaterad: 2019-01-04

Topp 20: Heta kompetenser för kommunikatörer

utbildning.se har följt upp förra årets kartläggning och återigen undersökt 161 svenska jobbannonser till kommunikatörs- och informatörsjobb. Denna kartläggning resulterar i de hetaste kompetenserna för kommunikation 2017. En examen med någon anknytning till medier eller kommunikation tillsammans med kunskaper i sociala medier och ett sinne för kreativt nyskapande toppar 2017 års granskning.

Läs mer
Senast uppdaterad: 2016-06-16

Tydlig kommunikation viktigt både internt och externt för en informationschef

Intervju med Mia Wahlberg som är ny informationschef på utbildning.se. Då man till största delen jobbar med det digitala, och matchar kursdeltagare med 8.000 utbildningar av 400 utbildningsföretag, finns det ständigt något att förbättra. Mia har fördelat om vissa arbetsuppgifter inom informationsavdelningen, för att bättre kunna möta de olika målgruppernas behov. Dessutom görs numera löpande olika A/B-tester.

Läs mer
Om utbildning.se

utbildning.se är portalen där du hittar kompetensutveckling för att utvecklas inom alla branscher. Tusentals kurser över hela Sverige. Alla våra tjänster är kostnadsfria att använda.

Så fungerar utbildning.se

Sök och hitta en utbildning du är intresserad av


Beställ information eller boka direkt


Du blir kontaktad av utbildningsarrangören

Nyhetsbrev
Prenumerera på vårt nyhetsbrev och ta del av det senaste inom kompetensutveckling!