Har du någonsin gjort det pinsamma misstaget att inkludera helt fel person i ett mail? Eller har du själv kanske mottagit e-mail från någon där texten knappt gått att läsa på grund av alla smileys, färger och hoppande typsnitt? Många av oss använder e-mail dagligen, både privat och i arbetet. Men hur många har egentligen koll på netikett? Här är tio bud för e-mail som alla bör känna till.
1. Du skall sätta en tydlig ämnesrad
Säg det tidigt och säg det tydligt. Idag när vi blir överösta med information finns det en risk att mottagaren tittar igenom sina e-mail och snabbt sorterar dem som viktiga eller oviktiga baserat på ämnesraden. Gör beslutet enkelt för mottagaren! Skriv en kort, sammanfattande rubrik som tydligt förmedlar vad ditt e-mail handlar om och börja med det viktigaste ordet istället för att placera det längst bak, där det riskerar att inte noteras av mottagaren.
2. Du skall hålla dig till ett typsnitt
Att använda sig av endast ett typsnitt är god netikett i allmänhet, men kanske i synnerhet när du skriver e-mail. Att blanda typsnitt och färger gör texten svår att läsa och ger ett oprofessionellt intryck. Om du kopierar och klistrar in siffror, länkar eller text bör du spendera extra tid åt att formatera det kopierade materialet så att det matchar det resterande meddelandet. Att titta igenom formateringen en ytterligare gång tar knappt någon tid och det kommer att göra en stor skillnad för mottagaren.
3. Du skall hålla bilder och grafik till en rimlig storlek
Bilder och grafik kan vara tilltalande i e-mail, men se till att de inte tar upp för mycket plats. För stora bilder och grafik kan göra att ditt e-mail blir svårläst. Tänk därför på att anpassa filens storlek så den passar in i brödtexten. För många bilder kan göra att ditt e-mail markeras som skräppost, vilket leder till att mottagaren kanske helt missar det du vill förmedla.
4. Du skall använda radbrytningar förnuftigt
Ett långt textblock utan radbrytningar eller rubriker är sällan särskilt tilltalande. Paketera ditt budskap så det blir överskådligt och lättbegripligt för mottagaren genom att använda radbrytningar och punktlistor där det passar. Tänk på att du inte kan få plats med hur mycket information som helst i ett e-mail, om texten blir för lång är det förmodligen bättre att boka ett möte med mottagaren istället för att skriva ett e-mail.
Vill du skriva smartare och snyggare? Hitta rätt skrivkurs här!
5. Du skall endast Cc:a om det är nödvändigt
Kanske tror du att du gör folk en tjänst genom att skicka kopior till fler mottagare (Cc:a) och på så vis hålla dem uppdaterade om saker de kanske inte direkt är inblandade i, men ändå till viss del påverkas av. Ibland kan detta stämma. Cc:a dock inte dina kollegor eller din chef bara för sakens skull. Att ständigt bli inkopierad i e-mail som inte angår mottagaren kan bli väldigt tjatigt och frustrerande.
6. Du skall använda Svara och Svara alla på rätt sätt
Genom att använda funktionen Svara skickas ditt svar endast till avsändaren. Om du väljer Svara alla kommer även de som var Cc:ade i det ursprungliga e-mailet att få ditt meddelande. En fingervisning kan vara att använda samma logik som beskrivs i punkt 4 – tänk över om ditt svar är relevant för alla mottagare eller endast den ursprungliga avsändaren.
7. Du skall komma ihåg att bifoga dina filer
Om du skriver att du har bifogat en fil bör du komma ihåg att göra detta. Det finns få saker som är så pinsamma som att svara på ett e-mail från en kund eller din chef som inleds med ”Tack så mycket, men filen verkar saknas”.
8. Du skall inte starta nya konversationer i gamla e-mail
Du vill säkert att mottagaren ska känna till vad ditt meddelande handlar om, men genom att använda en gammal konversation för att förmedla något nytt blir detta svårt om du inte kommer ihåg att ändra ämnesraden. Om du vill använda en tidigare konversation bör du därför vara uppmärksam på att ämnesraden ändras.
9. Du skall inte vidarebefordra irrelevanta eller oprofessionella konversationer
Om en kollega vidarebefordrar ett e-mail från en kund till dig med en kommentar som endast var avsedd för just dig bör du vara noga med att redigera bort detta. Att lämna kvar oseriösa eller irrelevanta kommentarer är precis som att börja prata om privata saker – eller ännu värre, om personen du just talat med – innan du lagt på telefonen. Det enklaste sättet att undvika misstag är att skriva ett nytt e-mail istället för att använda det du fått skickat till dig.
10. Du skall korrekturläsa, korrekturläsa, korrekturläsa
Att korrekturläsa gäller för alla professionella dokument och det är ingen skillnad mot professionell kommunikation. Dålig stavning och dålig grammatik ger intryck av att du inte anser att e-post (och i förlängningen även mottagaren) är tillräckligt viktigt för att ägna några minuter åt att läsa igenom den. De allra flesta e-postprogram har inbyggda stavningskontroller, så det finns ingen ursäkt för misstag. Glöm absolut inte mottagarens namn, din hjärna ersätter lätt Carina med Carin och dessa oavsiktliga fel kan skapa stor irritation.
Redo att jobba mer effektivt med Outlook och e-mail? Hitta kursen här!