Öppna kontorslandskap har funnits med länge i arbetslivet. Det började introduceras i yrkesvärlden då man ville underlätta för de anställda att utbyta kunskap och upprätta små samhällen mellan de olika avdelningarna som kanske annars inte hade någon daglig kontakt.
Den danska tidningen Ugebrevet A4 gjorde dock nyligen en undersökning med fokus på arbetsmiljön i kontorslandskap. Resultatet visade att mer än hälften av de tillfrågade som sitter i öppna kontorslandskap upplever att det är svårt att koncentrera sig på sina arbetsuppgifter. Ytterligare 35 % upplever dessutom att de begår misstag på grund av störande faktorer, såsom ringande telefoner och kollegor som avbryter.
Läs en utbildning inom arbetsmiljö här!
Men finns det då några fördelar med öppet kontorslandskap?
Bortsett från möjligheterna till ett ökat samarbete och kunskapsdelning så signalerar ett öppet kontorslandskap en öppenhet som är svårt att hitta i slutna kontorsmiljöer. Ett öppet kontorslandskap främjar känslan av gemenskap och ökar graden av social interaktion vilket förbättrar arbetstillfredsställelsen.
Undersökningen från Ugebrevet A4 visade även att 76 % anser att de ofta delar sin kunskap med de kollegor som de sitter med. Denna typ av dynamik och flexibilitet kan vara svårt att uppnå när de anställda sitter instängda på egna kontor.
Hur får jag ett öppet kontorslandskap att fungera i vår verksamhet?
Börja med att fundera över om ett öppet kontorslandskap passar i just er verksamhet? Alla företag drar inte nytta av denna struktur. Fundera noga över för- och nackdelarna innan du startar processen. Nedan listar vi fem förslag på hur du kan sköta organisationen kring ett öppet kontorslandskap, hur undviker du nackdelarna och samtidigt främjar en god arbetsmiljö:
1. Inredningen är A och O
En av de absolut viktigaste faktorerna i ett öppet kontorslandskap är inredningen. Det är viktigt att den bidrar till en produktiv arbetsmiljö. Det kan vara faktorer som ny teknik, modern utrustning, god belysning och ventilation. Undvik att ha skrivare och andra utrustningar som kan avge värme och störande ljud nära medarbetarna. Fundera också över möjligheten att ha mötesrum samt tysta rum dit medarbetarna kan gå när de till exempel behöver ta privata telefonsamtal eller utföra arbetsuppgifter som kräver extra koncentration.
2. Tänk på ihopsättningen av de anställda
Placera anställda som kan dra nytta av varandras kompetens nära varandra. Tänk även på att inte sätta personer vars arbetsuppgifter kräver koncentration och tystnad i närheten av medarbetare som ofta talar i telefon eller på andra sätt kan störa varandras dagliga arbete.
3. Sätt upp regler för kontorslandskapet
För att verkligen dra nytta av fördelarna av ett öppet kontorslandskap (och för att undvika nackdelarna) bör du, tillsammans med dina anställda, ta fram en lista med regler för kommunikation, telefonsamtal, musik och övriga faktorer som kan vara relevanta för just er organisation. Trivselregler helt enkelt, för att undvika onödiga konflikter och frustrationer.
4. Tänk på ergonomin
En öppen kontorsmiljö som känns välkomnande och trevlig främjar samarbetet och umgänget inom företaget. Glada medarbetare är ofta effektiva medarbetare, så var noga med att se över arbetssituationen för de anställda. Känns kontorslandskapet inbjudande? Har medarbetarna möjlighet att variera sin arbetsställning? Investera gärna i höj och sänkbara bord och ergonomiska stolar. Det lönar sig i längden då du slipper onödiga sjukskrivningar orsakade av ryggproblem. Gröna växter och trevlig inredning ska inte heller underskattas. Det är trots allt här ni ska spendera större delen av er vakna tid, så se till att det också är en plats där du och dina anställda kan må bra.
5. Lyssna på dina anställda
Se det öppna landskapet som en möjlighet för ett ökat samarbete, inte bara mellan medarbetarna utan även mellan ledning och anställda. Lyssna på dina anställda. Ta emot deras input och bemöt deras frågor och funderingar med respekt, så skapar du en god och öppen dialog er emellan.
Hitta teambuildingsutbildningar här!