Gör vår undersökning om kompetensutveckling för chansen att vinna en helt gratis utbildning från Keystone Production!

Så skriver du en projektplan

Projektplanen är det viktigaste dokumentet i ett projekt. Med en väl genomarbetad projektplan säkerställer du att planering, strukturering och kommunikation mellan alla parter som är involverade i projektet fortlöper smidigt. Men hur skriver du egentligen en bra projektplan?

Skriva en projektplan

Projektplanen är det viktigaste dokumentet i ett projekt. Med en väl genomarbetad projektplan säkerställer du att planering, strukturering och kommunikation mellan alla parter som är involverade i projektet fortlöper smidigt. Men hur skriver du egentligen en bra projektplan?

Vad är en projektplan och varför behövs den?

En projektplan är ett dokument som innehåller alla underliggande planer och mål i ett projekt. Framgångsrika och effektiva projekt kräver sin planering. För att ha något att utgå ifrån och förhålla sig till i ett projekt är det viktigt att börja med att fastställa en projektplan. 

I projektplanen definieras projektmålen, hur projektet ska genomföras, omfattningen och det förväntade resultatet. En väl genomarbetad projektplan gör det lättare att utföra arbetet effektivt och kontrollerat. 

Så skriver du en projektplan

Varje projekt är unikt, med olika målbilder och olika processer, därför kommer projektplanen oftast skilja sig från projekt till projekt. Det finns många olika sätt att sätta samman en projektplan, men det viktigaste är inte hur den är sammansatt utan att planen faktiskt hjälper till att strukturera projektet. En bra utgångspunkt är att en utomstående ska kunna skapa sig en uppfattning om projektet bara genom att läsa projektplanen. Man ska veta hur förändringar hanteras, hur budgeten ser ut och vad som ska levereras när och till vem. 

En väl genomarbetad projektplan svarar på följande frågor:

  • Vad kommer projektet leverera?
  • Hur kommer det att levereras?
  • När kommer det levereras?
  • Varför genomförs projektet?
  • Hur mycket kommer projektet kosta?

Delar av projektplan

Exempel på innehåll i en projektplan

1 Sammanfattning

Skriv en kort sammanfattning som ger en snabb översikt över planeringen och projektet i stort. Sammanfattningen kan ge både utomstående och nya deltagare en snabb introduktion till projektet.

2 Beställare

Vem som är beställaren, även kallat projektägaren. Beställaren är den som äger projektet och ansvarar därmed för att sätta mål och utse en projektledare.

3 Bakgrund

Hur kom projektet till? Bakgrunden ger en heltäckande bild av behovet av projektet och har dessutom en tydlig koppling till projektets syfte och mål. För att förstå syftet behöver bakgrunden först klargöras. 

4 Syfte och mål

Att specificera syfte och mål för ett projekt kan vara svårt, men det är också det viktigaste av allt. Syftet är den effekt du vill nå med projektet medan målen står för det som ska vara uppnått vid projektets slut.

5 Metod / modell

Används en specifik metod för projektet, som till exempel Agil, Scrum eller Lean, kan det beskrivas här. Det kan gälla olika metoder för tidsplanen, hur ni rapporterar eller administrerar projektet. 

6 Omfattning och avgränsningar

Omfattningen är en övergripande plan över vad som ingår i projektet – här ska det vara tydligt vad som behöver utföras för att målet ska uppnås. Omfattningen kan beskrivas med en WBS (Work Breakdown Structure). 

Avgränsningarna är ett sätt att begränsa projektet genom att exkludera det projektet inte ska leverera.

7 Kravspecifikation

Kravspecifikationen kan delas upp i två delar: produktkrav och projektkrav. Produktkravet är krav på resultatet av projektet, medan projektkrav är krav på själva genomförandet.

8 Leverans och införande

Här specificeras hur projektet ska levereras till beställaren. 

9 Nulägesanalys

I nulägesanalysen görs en kartläggning av förutsättningar som kan påverka projektets genomförande. Ett vanlig metod är att göra en SWOT-analys som kartlägger styrkor, svagheter, möjligheter och hot.

10 Organisation och bemanning

Vilka deltar i projektet? Här kan du med fördel skapa en tabell som talar om vilka roller, ansvarsområden och befogenheter alla projektdeltagare har.

11 Kommunikation

Hur ska rutinerna för uppföljning, rapportering, möten och andra kommunikativa insatser se ut? Se till att specificera det tydligt för att projektet ska löpa på så smidigt som möjligt.

12 Milstolpar

Skapa en övergripande plan med projektets viktigaste delmål.

13 Aktiviteter

Skriv projektets aktiviteter i en lista. I listan uppskattas tid och resurser för varje enskild aktivitet.

14 Tidsplan 

En översiktlig tidsplan gör det lätt att skapa sig en uppfattning om projektet. Tidsplanen innehåller start och sluttider för varje aktivitet samt om aktiviteten är beroende av någon/några andra aktiviteter. Tidsplanen kan med fördel illustreras i ett GANTT-schema.

15 Budget och ekonomi

Hur ser de ekonomiska ramarna för projektet ut? I den här delen sammanfattas projektets budget med bland annat kalkyler, ekonomiska ramar och riktlinjer.

16 Riskanalys

För att minska eventuella risker är det viktigt att göra en riskanalys innan projektet startar. I riskanalysen listas alla risker, sannolikheten för att de inträffar, konsekvensen, riskvärdet och åtgärder att vidta om de inträffar.

17 Rutin för ändringshantering

Trots en genomarbetad projektplan kan förändringar uppstå längs vägen. Genom att fastställa rutiner för hur ändringar ska införas i projektet och tillhörande dokument kan det ske utan större påverkan på projektet i stort.


Vill du veta mer? Läs vår fullmatade guide där vi går igenom projektledarens roll, ansvar, möjligheter och utmaningar. Projektledarguiden är både för dig som drömmer om att arbeta som projektledare och för dig som redan har många års erfarenhet av yrket.

Ta mig till Projektledarguiden


Annonser