Ett Gantt-schema är ett populärt sätt att visualisera tidslinjen i ett projekt. I Gantt-schemat är projektets olika aktiviteter utfördelade på en tidsaxel så att du enkelt kan få en överblick över hela projektets livslängd. Här får du lära dig om för- och nackdelar med metoden och när det är lämpligt att använda sig av ett Gantt-schema.
Vad är ett Gantt-schema?
Ett Gantt-schema är en vanlig planeringsmetod inom projektledning. Med ett Gantt-schema får du en tydlig översikt över tidslinjen för ett projekt. De olika delarna i projektet är utskrivna efter den förväntade tidsåtgången och fördelade över projektets livslängd. Fördelen med ett Gantt-schema är att du snabbt kan få en övergripande bild av projektet och relationen mellan dess olika delar.
Varje aktivitet i schemat får en egen rad som visas som ett tidsblock som markerar hur lång tid aktiviteten tar. Aktiviteter som är beroende av varandra markeras med pilar. På så sätt går det snabbt att navigera i schemat och se när de olika aktiviteterna ska utföras och vilka aktiviteter som är beroende av varandra.
Hur gör man ett Gantt-schema?
När man skapar ett Gantt-schema utgår man ifrån projektplaneringen och de aktiviteter som ska utföras. Det gäller att ha koll på vad som ska göras, vilka som är involverade, vem som är ansvarig för vad och hur lång tid uppgifterna kommer att ta.
Ju noggrannare planering som har gjorts och ju mer detaljerad projektplanen är, desto lättare är det att skapa Gantt-schemat. Det svåra i att ta fram schemat är att uppskatta hur lång tid alla olika delar kommer att ta, vilka delar som löper på parallellt och vilka milstolpar som måste vara uppnådda för att nästa aktivitet ska kunna starta. Med en omsorgsfullt utarbetad projektplan blir det mycket enklare att ta fram ett Gantt-schema.
Förslag på utbildningar
När används ett Gantt-schema?
Ett Gantt-schema används med fördel i större projekt då det ger en tydlig överblick över projektet och dess milstolpar och olika aktiviteter. Gantt-schemat kan framförallt underlätta när flera personer är inblandade i projektet. I små projekt kan det vara i överkant att ta fram ett Gantt-schema. De tar ofta tid att skapa och kräver även en hel del uppdateringar under projektets gång.
Fördelar och nackdelar
Gantt-scheman är populära av en anledning – det finns många fördelar med metoden:
- Tydlig överblick över ett projekts livscykel.
- Enkelt att se resursallokering i projektets olika delar.
- Användbart för att koordinera arbetet mellan projektmedlemmar.
- Tydliggör beroenden mellan olika aktiviteter i projektet.
Alla mynt har dock en baksida – nackdelarna med Gantt-scheman är:
- Kan bli onödigt komplexa.
- Tidsödande att underhålla och uppdatera.
- De är statiska, om projektet ändrar riktning måste schemat ritas om.
Olika program för att skapa Gantt-scheman
Det finns många olika program för att skapa egna Gantt-scheman. Du kan antingen köpa in ett program som Microsoft Project eller GanttPRO. Det finns även ett stort utbud av program där det är möjligt att göra Gantt-scheman gratis online. I många fall kan gratisvarianten räcka!
Av gratisprogrammen sticker följande ut som bra alternativ:
- TeamGantt
- Agantty
- Teamweek
Gratis Gantt-schema mallar
Det finns även en drös med gratis mallar att ladda ner om du vill ha inspiration till ditt egna Gantt-schema. Microsoft har själva skapat kostnadsfria Gantt-schemamallar till Excel. Här kan du ladda ner en enkel version. Det finns även en mer avancerad variant att ladda hem.
Vill du veta mer? Läs vår fullmatade guide där vi går igenom projektledarens roll, ansvar, möjligheter och utmaningar. Projektledarguiden är både för dig som drömmer om att arbeta som projektledare och för dig som redan har många års erfarenhet av yrket.
