Ska ni precis börja med ert PR-arbete? Vad spännande! Ett lyckat PR-arbete kan öka er varumärkeskännedom, attrahera fler kandidater vid rekryteringar och hjälpa er att ta era affärsmål, för att nämna några exempel.
PR står för Public Relations. Förenklat uttryckt arbetar de som ansvarar för PR med företags, varumärkens, organisationers och dyl. rykte och renommé. En PR-ansvarig arbetar långsiktigt och strategiskt med att styra vad som sägs om er och i vilka sammanhang ni förekommer.
Traditionellt sett har PR handlat mycket om att synas i olika nyhetsmedier, men det innefattar mycket mer än så. All kommunikation ni för bidrar till hur utomstående ser på er. Ert PR-arbetet bör därför även innefatta till exempel era sociala kanaler, intern kommunikation, fysiska möten med kunder eller andra intressenter och nyhetsbrev till aktieägare.
Börja med att göra en PR-plan
En ordentlig PR-plan kommer att underlätta arbetet, så låt det ta tid. En PR-plan bör innehålla ert mål och syfte, alltså varför ni vill jobba med PR överhuvudtaget. Varför är det viktigt för er och vad hoppas ni uppnå? Fundera också på vad ni har att komma med. Sitter ni på insikter ingen annan har? Eller är ni experter inom ett visst område? Försök se er själva utifrån och skilj på det ni faktiskt kommer behöva mer traditionell marknadsföring för att sprida och vad som har ett verkligt allmänintresse.
Om ni inte redan har koll på er målgrupp är det dags att skaffa det nu. Genom att ha en tydlig bild av vilka ni kommunicerar med är det lättare att anpassa ert budskap. Det kommer också underlätta för er när ni bestämmer vilka kanaler ni vill satsa på.
Sätt er PR-plan i relation till de större affärsmål som företaget jobbar mot. Hur kan ert PR-arbete underlätta? Finns det något område ni behöver satsa extra på för att nå affärsmålen? Toppen, definiera dem, se över allmänintresset och anpassa budskapet efter er målgrupp.
Dokumentera er PR-plan och skapa en översikt av året. När behöver ni göra vad för att maximera er genomslagskraft? Händer det något i samhället vid en viss tidpunkt där ni ser en öppning för er kommunikation? Högtider, valår, festivaler eller branschevent. Ingenting är för stort eller litet så länge det är logiskt för er och tar er närmare ert mål.
En lyckad PR-plan följt av ett framgångsrikt arbete kan öka er synlighet i utvalda kanaler, stärka er varumärkeskännedom hos allmänheten, öka er trovärdighet, göra er mer attraktiva för nya medarbetare och öka er försäljning med mycket mer.
Bestäm er för ett budskap
Det är lätt att bli hemmablind och säker på vad ert företag förmedlar. Men genom att sätta ett huvudsakligt budskap kan ni enklare föra en röd tråd i er kommunikation. Börja med att se över det ni jobbar mot, finns det en uttalad vision? Vad vinner era kunder, användare eller andra intressenter på att vända sig till er? Definiera det och sätt ett tydlig budskap för ert varumärke. En mening räcker.
Ni måste inte alltid upprepa ert budskap så fort ni får tillfälle. Men ta med det där det passar. I dialoger, marknadsföringsmaterial eller intervjuer till exempel. Kom ihåg att ni kommer långt med att bara ha budskapet i bakhuvudet. En röd tråd gör att ni blir mer enhetliga i er kommunikation och förhoppningsvis lättare att komma ihåg för mottagaren.
Anställa en PR-manager eller använda sig av en PR-konsult?
Vad som är bäst för just er avgör era mål och förutsättningar. Att anställa en PR-manager eller specialist som kommer att arbeta med er under en lång period, lära sig ert varumärke och kunna både göra en strategi och sedan arbeta efter den är en god investering för de som vill satsa på sitt PR-arbete. Men om ni siktar på att gör en temporär insats och inte har möjlighet att rekrytera en ny medarbetare just nu är absolut en PR-konsult en god idé.
En PR-konsult kan hjälpa er med allt som har med PR att göra, men om ni är i startgroparna kan hen starta upp ert arbete, lägga en strategi och hjälpa er att sprida kunskap inhouse. Det är inte ovanligt att konsulter stannar längre perioder hos sina arbetsgivare, vilket är bra med tanke på vilket långsiktigt arbete PR kräver.
Vad gör en PR-byrå?
En PR-byrå arbetar tillsammans med företag och organisationer för att sprida deras varumärke och budskap. Precis som den PR ni kan göra själva är det många som rekommenderar att man arbetar långsiktigt tillsammans med en PR-byrå. Att anlita en PR-byrå kan vara ett bra sätt att få igång ert PR-arbete utan att behöva rekrytera nya medarbetare.
En PR-byrå jobbar vanligtvis på en mer strategisk nivå. De hjälper er att se till att ert varumärke syns i rätt sammanhang och sprids till allmänheten. Eftersom ett företag syns på så många ställen kan ni också få hjälp med att se över era sociala kanaler, er interna kommunikation och sätta upp viktiga presskontakter.
Följ upp ert PR-arbete
Oavsett om ni väljer att sköta all PR inhouse, anlita en byrå eller konsult är det viktigt att ni följer upp ert arbete. Precis som med alla era insatser är det viktigt att se om ni är på rätt spår innan ni kör vidare. Fundera på hur ofta ni behöver följa upp. Räcker det med varje avslutat kvartal eller behöver ni göra en uppföljning efter varje insats?
Om ni kontinuerligt följer upp efter en viss period är det lättare att jämföra perioderna mot varandra när ni gör mer långsiktiga uppföljningar. Vid en uppföljning är det bra att fundera på till exempel:
- Hur många artiklar har ni varit synliga i?
- Hur många mottagare har nåtts?
- Har journalister kommit till er? I vilka sammanhang då?
- Hur används ni? Har de till exempel hämtat statistik på er hemsida eller bett om en intervju?
- Vad har väckt mest engagemang hos mottagarna?
Vid en uppföljning är det lätt att se vilka av era insatser som gett mest effekt och vilket av era områden som har störst allmänintresse. Och ja, precis som vid alla uppföljningar kommer ni också att se vad som gett absolut minst effekt trots likvärdiga insatser. Men kom ihåg att det är viktigt att veta vad ni inte ska satsa på, precis som vad ni faktiskt ska satsa på. Glöm inte att justera er PR-plan efter era uppföljningar.
Källor: PR-handboken (Westander), It’s not just PR: Public relations in society (Coombs & Holiday).
