Vad krävs för att göra en objektiv bedömning? Att rekrytera kompetensbaserat låter som en självklarhet, men kan i praktiken vara svårare än det låter. För att lyckas gäller det att ha koll på den kompetensbaserade metoden som helhet. Därför har vi tagit fram fem tips för en rekryteringsprocess som lönar sig.
Gamla rutiner, återanvända annonser och för snabba ryck är vanliga misstag när det är dags att rekrytera till en ny tjänst. Med en mer strukturerad metod kan du lyckas bättre med att attrahera och behålla rätt kompetenser för att fylla företagets behov, och minska risken för felrekryteringar.
Kompetensbaserad rekrytering (KBR) är en metod som utgår från att rekryteringsprocessen är en del i verksamhetsutvecklingen i stort. Nyckeln till framgång med den här metoden är att lägga störst fokus vid de analyser du gör innan du startar själva rekryteringen. Här sker det viktiga förarbetet för att utforma en träffsäker kravprofil och underlätta alla kommande steg i processen.
1. Våga reflektera
Vare sig vi vill eller inte baserar vi våra bedömningar på våra egna erfarenheter, referensramar och fördomar. För att du som rekryterar ska kunna använda den kompetensbaserade metoden på bästa sätt behöver du inledningsvis ha ett öppet sinne. Våga reflektera över din subjektivitet och vilka metoder och verktyg du behöver för att bli så objektiv som möjligt i din bedömning. Var öppen för nya lösningar inom andra delar av verksamheten i och med en rekryteringsprocess. Kanske finns det gamla vanor som behöver utmanas, eller omstruktureringar som behöver göras?
2. Gör en ordentlig behovsanalys
Behovsanalysen och kravprofilen är de viktigaste delarna i den kompetensbaserade rekryteringsprocessen. Det är här du ringar in vad verksamheten behöver och vilka kompetenser som krävs för att ni ska nå era mål. Var inte rädd för att lägga tid och energi på behovsanalysen – väl investerad tid i det här skedet kommer att löna sig senare i rekryteringen och även i andra verksamhetskritiska processer. Skapa gärna en rekryteringsgrupp genom att samordna personer med olika perspektiv på tjänsten som du rekryterar till. På så sätt får du en mer komplett bild av vilka kompetenser som är viktigast hos kandidaten.
Beroende på din verksamhet kan behovsanalysen se olika ut, här är några relevanta frågor att ställa inför analysen:
- Vilka behov har din verksamhet just nu?
- Vilka behov kommer uppkomma i framtiden?
- Vilka uppgifter ingår i tjänsten du rekryterar till?
- Är konkurrensen om kandidaterna för den här tjänsten särskilt stor? Behövs en omstrukturering/omfördelning av arbetsuppgifterna inför rekryteringen?
- Behöver verksamheten prioritera mångfald? Finns det några hinder som exkluderar vissa grupper som kan justeras?
- Hur ser kompetensfördelningen ut i arbetsgruppen? Vilka kompletteringar behövs?
Utbildning inom kompetensbaserad rekrytering
3. Skapa en kravprofil
Kravprofilen är baserad på behovsanalysen. I det här steget gör du en noggrann beskrivning av vad du letar efter hos kandidaten. Kravprofilen består oftast av både formell och informell kompetens. Se till att kompetenserna är inbördes ordnade efter vad som är viktigast i tjänsten, och undvik att inkludera kompetenskrav “bara för att”. På det sättet kan du enkelt jämföra kandidater och avgöra vem som är bäst lämpad för tjänsten.
Kravprofilen kan skapas utifrån frågor som:
- Krävs en specifik utbildning för tjänsten?
- Behövs tidigare erfarenhet av liknande arbete? I så fall hur lång?
- Vilka personliga egenskaper prioriteras?
- Vilken roll behöver personen spela i arbetsgruppen?
- Vilka kompletterande kompetenser behöver personen ha?
4. Rätt intervjufrågor
En intervjufråga är i sig varken bra eller dålig. Det som identifierar en bra intervjufråga är att den täcker det du vill utvärdera. Utgå från kravprofilen och rangordningen av egenskaper du letar efter hos din kandidat. Ställ gärna beteendebaserade och kompetensbaserade frågor där du ber kandidaten att ge exempel på när hen uppvisat ett visst beteende.
5. Använd dig av verktyg
Att vara objektiv är inte alltid en lätt uppgift. Som tur är finns en rad olika mallar, modeller och verktyg för att hjälpa dig att strukturera rekryteringen och göra så objektiva och relevanta bedömningar som möjligt. Olika verktyg kan fungera som hjälpmedel i alla steg i rekryteringsprocessen. En tankekarta kan till exempel bidra till att utmana gamla tankemönster och uppmuntra till reflektion, medan en personprofil kan hjälpa dig att utforma intervjufrågor, säkerställa samsyn på vad en kompetens innebär och göra en objektiv bedömning av olika kandidater.
Några exempel på verktyg är:
- Tankekartor
- Dokumentationsmallar
- Fokusmodeller
- Kompetensmodeller
- Kravprofiler
- Bedömningsmatriser
- Intervjuguider
