Coronapandemin har vänt upp-och-ner på vårt samhälle och många företag kämpar för att hålla verksamheten uppe. Det är viktigare än någonsin att chefer och medarbetare känner sig trygga i sina roller och jobbar tillsammans för att ta sig igenom den tuffa perioden. utbildning.se har pratat med Sophia, HR-chef på mySafety Försäkringar, om HR-avdelningens roll i krishantering och hur man som HR-chef bäst jobbar för att stötta en organisation i kris.
Vad är det absolut viktigaste för en HR-chef att tänka på i krissituation?
– Det viktigaste är att tänka innan krissituationen uppstår, att ha beredskapsplaner, krisledningsgrupp, och bemanningsplanering på plats. Sedan behöver man naturligtvis göra anpassningar utifrån vilken typ av kris man står inför, men har man gjort grundarbetet har man mycket vunnet. Som HR-chef har du ofta en central roll i kriskommunikationen ut mot organisationen, och det är viktigt att behålla lugnet och finnas tillgänglig. Du behöver inte ha alla svaren, men du behöver vara en koordinerande kraft och ha täta dialoger med såväl ledning, som chefer, medarbetare och fackliga parter.
Att vara ledare i en kris är ett utsatt och ensamt läge, och HR fyller en viktig funktion som stöd. Hur hjälper du ledarna på bästa sätt i er organisation?
– Att finnas tillgänglig, svara på frågor och ge cheferna bästa möjliga förutsättningar att möta oro från medarbetare. Det är viktigt att ge både ledare och medarbetare möjlighet att ventilera oro, men lika viktigt är det sedan att hjälpa dem att blicka framåt och anpassa verksamheten utifrån de nya förutsättningarna.
Hur skapar man bäst förtroende hos sina medarbetare under en kris?
– Genom tydlig, transparent och kontinuerlig kommunikation. Visa att du bryr dig och tar eventuell oro på allvar, men ha också en tydlig plan för hur ni ska ta er genom krisen. Rätt hanterat kan en kris bygga upp en stark teamkänsla, en kultur där man kämpar tillsammans för att klara sig igenom den tuffa perioden.
Har du några tips på hur HR-chefen bäst kommunicerar i en kris?
– Tydlighet är A och O. I osäkra tider behöver kommunikationen vara extremt tydlig, det skapar lugn. Sätt en kommunikationsplan och var så specifik som möjligt med datum och klockslag samt hur informationen sprids (via intranät, mail, avdelningsmöte etc.). Håll er sedan till planen, oavsett om det finns något nytt att kommunicera eller inte. Finns det ingenting nytt, säg det och upprepa tidigare information.
Finns det några faser som grupper vanligtvis går igenom i en krissituation som ledare och HR bör ta hänsyn till och förbereda sig för?
– I oroliga tider är det lätt att hamna i negativa spiraler där rädsla och negativitet tar överhand. Som chef och ledare är det viktigt att ha förmågan att blicka framåt, inge hoppfullhet och optimism så att det negativa inte får fäste.
När krisen väl är över, är det "business as usual" då? I många fall har medarbetare fått gå och organisationen förändrats. Hur arbetar man med vägen tillbaka?
– Jag tror att nyckeln är att ha en fortsatt tydlig kommunikation samt att involvera medarbetare i att skapa nya planer, både kort- och långsiktiga. Vart är vi på väg, hur tar vi oss dit? Har man hanterat kriskommunikationen på ett bra sätt så finns det en förståelse i organisationen för de förändringar som gjorts, och då är det också lättare att blicka framåt igen.
Många kriser kräver snabba omorganiseringar, det är hos många medarbetare oerhört jobbigt, hur agerar en HR-chef bäst i dessa situationer?
– Återigen – tydlighet. Det är viktigt att alla förstår varför en förändring behöver göras samt om möjligt ges möjlighet till att vara med och påverka. Ibland är det inte möjligt att involvera organisationen i planeringen av förändringen, då är det viktigt att minska tiden av osäkerhet så mycket som möjligt.
Är du intresserad av att läsa mer om krishantering inom företagsvärlden? Här hittar du en intervju med Mats Kärnerud, företagscoach på EuroAcademy International där han diskuterar hur man som ledare hjälper sina medarbetare ur krisen.