Känns det ibland som att du jobbar och jobbar men ändå inte kommer framåt? Då kan du behöva se över dina jobbvanor! Vi på utbildning.se listar 5 vanliga tidskrävande ovanor du bör göra dig av med för att effektivisera din arbetsdag.
1. Du tar aldrig pauser
När du har mycket att göra blir instinkten ofta att bara köra på tills allt är klart. Detta är tyvärr ofta kontraproduktivt. Du har nämligen mycket lättare att behålla ditt fokus om du arbetar i intervaller. Inplanerade pauser bidrar till att hålla kreativiteten levande och du får således mer gjort. Läs vår guide om Pomodoro-metoden och lär dig mer om att arbeta i intervaller.
2. Du multitaskar
Visst är det en positiv egenskap att kunna hålla många bollar i luften, men faktum är att det försämrar din prestationsförmåga överlag. Studier visar att multitasking är nästintill omöjligt. När du tror att du multitaskar hoppar du egentligen bara snabbt mellan uppgifter. Enligt tidskriften TIME blir resultatet att du delar på din uppmärksamhet, snarare än ditt fokus, vilket leder till sämre resultat för samtliga uppgifter. Om du istället gör en sak i taget behåller du både uppmärksamhet och fokus vilket leder till en mer effektiv arbetsdag. Monotasking vinner helt enkelt över multitasking!
3. Du bokar in många, långa möten
Håll aldrig ett möte bara för att hålla ett möte! Möten ska endast bokas in i de fall något absolut måste avhandlas och det bör finnas ett tydligt mål med den avsatta tiden. Ett knep för effektiva möten är att vara tydlig med både agenda och sluttiden från start, på så vis blir det naturligt att gå vidare till nästa punkt om du känner att ni fastnat. Ett annat knep är att börja hålla dina möten på stående fot. Studier har visat att dessa möten generellt pågår under kortare tid, men är minst lika effektiva som vanliga sittande möten.
4. Du säger alltid ja
Du vill ju såklart vara den som alltid ställer upp. Men när det resulterar i att du alltid måste jobba över för att kunna hinna med, är det något som inte stämmer. Se därför till att du inte säger ja per automatik. Ta alltid först reda på om du verkligen har tid. På så sätt tar du makten över din tid och du blir den man alltid kan lita på, när du väl tar dig an en uppgift. Win-win!
5. Du har stenkoll på mailen
När du är tidspressad är det lätt hänt att du försöker släcka den första bästa branden för att känna att du tar dig framåt. Här vänder sig många till mailen. Där går det ju alltid att hitta något att göra, du kan åtminstone få iväg lite svar. Tyvärr är det här en stor fokus-tjuv som kan få negativ effekt på dina resterande arbetsuppgifter. En lösning är att schemalägga tid för att kika in i inkorgen. Boka in en tid på förmiddagen och en på eftermiddagen där du bara får fokusera på mailen, ingenting annat. Se till att avsätta mer tid än du tror att du behöver för att inte råka dra över tiden och därmed tappa planen helt och hållet. Måste du ha ditt mailprogram öppet för att kunna arbeta? Det finns ofta en Arbeta offline-knapp som du kan sätta på för att inte bli störd.
Om du behöver lite mer hjälp på traven finns kurser som kan hjälpa dig: