Fysiska möten blir digitala – vad händer då? I början av 2020 vändes allt upp och ner och digitala möten blev en del av vardagen. Vad har vi lärt oss av dessa digitala möten och vilka lärdomar kan vi ta med oss när restriktionerna lättar?
1. Högre krav på mötesledaren
Ett fokuserat möte där alla är delaktiga kräver förberedelser. En tydlig agenda är viktig oavsett om mötet är fysiskt eller digitalt. När kroppsspråket blir begränsat i digitala möten och vi inte har samma överblick är det viktigt att mötesledaren fördelar ordet så att alla inte pratar i munnen på varandra.
Teknisk kunskap om mötesplattformen samt enkla felsökningar (ljud, dela skärm osv) är något som tillkommer när det handlar om ett digitalt möte. Vidare är det annorlunda att skicka iväg mötesdeltagarna till flera mindre mötesrum än att skapa digitala breakoutrooms och se till att alla vet vad de ska göra och när de ska komma tillbaka.
Lär dig mer om effektiva möten
2. Mer tidseffektivt
Digitala möten innebär ofta mindre småsnack och gemensamt kaffedrickande vilket gör att det ofta går att förkorta mötestiden och ändå hinna det som behövs. I och med denna omställning är det många som ifrågasatt om alla möten verkligen är nödvändiga. Det är lätt att ha återkommande möten som man “alltid har haft” men frågan är hur givande dessa möten är. Ett möte utan syfte är inte mycket värt och det kan vara lönsamt att se över vilka möten som ska prioriteras i kalendern framöver.
3. Flexibilitet och inkludering
Många företag är idag utspridda på flera orter, eller till och med länder, och alla har olika förutsättningar att kunna befinna sig på samma kontor. I och med digitaliseringen av möten så kan vi bjuda in fler och på så sätt kanske dra ner på antalet möten och extrajobb för att kommunicera vidare slutsatser i efterhand. Detta är dock något som inte får missbrukas då man lätt kan bjuda in personer som inte nödvändigtvis behöver vara med men det känns enklare att bjuda in när det ‘“bara” är digitalt.
Digitala möten – den nya normen?
Vad kommer hända när vi återgår till ett mer normalt liv utan restriktioner? Kommer vi att återgå till att befinna oss på kontoret all vår arbetstid och ha fysiska möten precis som innan? Antagligen inte. Det troliga är att vi kommer att ha fler hybridmöten där vissa ses fysiskt medan de som är på en annan plats kan delta digitalt. Vidare får vi hoppas att vi fortsätter se över hur vi jobbar för att upprätthålla effektivitet och inte fastna i mötesdjungeln. Det finns fortsatt mycket att lära om effektiva möten och fortsätta ha respekt för vår egen och andras tid.
