Mer om Utbildning i Mötesteknik för Effektiva möten

Vanliga problem på möten

• De bryter sönder dina dagar i små

  

  osammanhängande delar som gör det svårt att fokusera 

• De handlar normalt bara om ord och abstrakta koncept, inte riktiga saker

• De ger vanligen en minimal utdelning av information per minut

• De innehåller oftast minst en babbelkvarn som inte väntar på sin tur och/eller pratar om oväsentligheter alldeles för länge

• De får tankarna att vandra åt andra håll istället för att fokusera på mötets syfte

• De har vanligen en agenda som är så vag att ingen
  egentligen vet varför man har dem

• De kräver noggranna förberedelser som knappt någon
  gör i alla fall.

• Folk som inte kommer i tid och därmed stjäl andras tid

Tecken på ett bra möte

• Är effektivt

• Är positivt och kul
• de som är med har det roligt och ser fram emot nästa möte

• Alla deltar – Varje deltagare är aktiv

• Tar hand om kreativitet

Fler tips för bättre mötesteknik

• Starta i tid

• Sluta i tid

• Ha ett tydligt syfte

• Håll dig till syftet

• Ha med rätt deltagare

Mötesteknik

• De flesta människor lär sig genom att göra, så när du kan – försök att göra deltagarna engagerade genom att låta dem prova själva istället för att bara stå och prata eller koppla det du säger till något som kan jämföras på något sätt. Varför inte lägga fram en tankenöt till varje deltagare när du diskuterar just hur ni ska lösa ett problem.

• Tävla i all enkelhet. Om ni ska komma fram till något kan du ge deltagarna fem minuter för att koma på en lösning i olika grupper. Ha sedan en omröstning om bästa idé och dela ut priser i olika kategorier.

• Om dina möten vanligen alltid domineras av några få personer – dela ut en hög med enkronor till varje deltagare och för varje gång någon pratar kostar det en krona.

• När du kallar till möte – gör det i form av en festinbjudan istället för ett trist e-postmeddelande. Skapa förväntningar.

• Gör något för att få gruppen att röra sig ibland.

• Om mötet består av en grupp människor som inte känner varandra, gör inte misstaget att låta var och en presentera sig själv. Det enda du får då är en grupp rädda individer som inte hör vad de andra säger eftersom de är så djupt koncentrerade på vad de ska säga för smart om sig själva. Låt istället deltagarna få några minuter att prata med personen bredvid och ta reda på saker och göra presentationen om grannen.

• Om du visar bilder, smyg in en irrelevant bild emellanåt för att hålla de som lyssnar på topp.

• Ha mötet någon annanstans än på kontoret.

• Öppna mötet med något positivt. Om mötet startar med gnäll och klagomål så kommer det att fortsätta genom hela mötet. Varför inte låta den som vill berätta om något bra som har hänt sedan sist, eller säga namnet på en person som bidragit extra mycket den senaste veckan.

• Ha en pratsak - något som den som pratar måste hålla i.

• Använd vattenpistoler som alla får använda mot den som är onödigt negativ, kommer för sent, eller stör den som pratar.

• Strunta i stolar - stå upp istället - eller sitt på pilatesbollar kanske. Eller på enorma kuddar, Saccosäckar eller annat som tar bort skolmiljösituationen.

• Lägg in avbrott. Minst fem minuter varje timme såklart. Men ta även en tvåminutersrast varje halvtimme för att sträcka på sig. Det här är enormt effektivt för stela hjärnor och trötta kroppar. Ha gärna en äggklocka som ringer var 30:e minut för att ni ska bli påminda.

• Använd tystnad som strategi. Det här är djärvt och effektivt eftersom möten ju är till för att man ska prata – fel – möten är till för att man ska komma upp med idéer, lösningar, planer och beslut som är så bra att ni vill använda dem och att tiden ni har suttit och pratat verkligen leder till något konstruktivt.  En del människor kan tänka medan de pratar och andra gör det bäst när det är tyst. Så här kan du göra: När ni diskuterar en sak så gör det genom att presentera fakta utan att diskutera lösningar. Ha två minuters tystnad och diskutera sedan lösningar. Det kommer att kännas konstigt första och kanske till och med tredje gången. Tystnad kan kännas hotfull. Som om det vore något fel eftersom ingen pratar, en konflikt. Lösningen är att alla vänder sig och inte ser på varandra under tystnaden. Efter några gånger kan jag lova att det är rätt skönt att få just en sån här tystnad som kontrast till pratet.

Mötesteknik ord och begrepp

Acklamation - är en form av ja-rop där ordförande ställer en fråga som deltagarna förväntas svara ja på.  

Adjungera - Innebär att man låter utomstående personer vara med vid möte och ofta då som konsult eller rådgivare i någon särskild fråga men utan rösträtt.

Absolut majoritet - Innebär att mer än hälften av de röstande tycker samma sak.

Anvarsfrihet - När mötesdeltagarna fått del av syrelsens berättelse vid årsmöte beslutas om styrelsen ska få ansvarsfrihet - dvs att styrelsen inte kan ställas till svars för något som hänt under året de fått ansvarsfrihet för.

Avslag - När ett förslag förkastas.

Beslutsgång - Metoden för hur man fattar beslut. Det kan till exempel vara genom att man först försöker hitta en lösning som alla går med på och om det inte fungerar så röstar man öppet. Om frågan är känslig kan man göra en sluten omröstning (sluten votering).

Besvarad - ett förslag anses vara besvarat om kraven som finns i förslaget redan är tillgodosedda.

Bifall - Accepterande.

Bordlägga - Att bordlägga ett ärende innebär att det skjuts upp till ett senare tillfälle.

Dagordning - De ärenden som ska avhandlas under mötet
Fullmakt - Ett dokument från en icke närvarande medlem som bevisar att en närvarande medlem har rätt att uttala sig i hans/hennes ställe.

Fyllnadsval - När någon styrelsemedlem har avgått innan mandatperioden är slut (till exempel vid en flytt i en bostadsrättsförening) så tillsätter man en annan medlem i ett fyllnadsval.


Försökskvotering - Är en teströstning för att se om det finns tillräckligt tydligt beslutsunderlag utan att behöva gå till sluten votering.

Justera - Innebär att någon (justeraren) kontrollerar att mötesprotokollet är riktigt.

Jämkning - Om två förslag är lika kan de sammanfogas till ett.

Konsensus - När alla är överens i en fråga.
 Konstituering - Är hur uppdragen i styrelsen fördelas.

Mandatperiod - Är den tidsperiod för vilken styrelsen väljs - oftast ett år i taget.

Nominering - Förslag på personer till olika funktioner

Ordningsfråga - Behandlar hur mötet ska skötas, till exempel hur röstningen ska göras.

Presidium - Är de personer som leder ett större möte.

Proposition - Förslag.

Propositionsordning - I vilken ordning propositionerna ska läggas fram.

Protokoll - Den skrivelse som görs i samband med mötet där beslut och annat tecknas ned.

Remiss - Är när man lämnar över ärendet till någon annan, kanske en konsult för ett yttrande.

Reservation - Den som anmäler reservation i ett beslut tar avstånd från beslutet.

Röstlängd - En lista över de som har rätt att rösta.

Rösträknare - Den person som räknar röster vid omröstning.

Stadgar - Är föreningens/företagets/organisationens regler för hur man ska arbeta.

Suppleant - Är en ersättare till någon i styrelsen när han/hon inte kan närvara.

Valberedning - Är en grupp människor som utses på årsmötet för att komma med förslag på nya personer att välja till olika uppdrag i styrelsen.

Verksamhetsberättelse - Styrelsens redogörelse för det gångna året.

Yrkande - Är ett förslag.

Yttrande - Är styrelsens kommentar till ett förslag.

» Utbildning i Mötesteknik
» Företagsanpassade utbildningar i Mötesteknik