Bara möbelhandlare på Ikeas IT-avdelning
Det står "ny på jobbet" på Ola Troedssons namnskylt när han lastar pallar och hjälper kunder att köpa sängar. Han har visserligen arbetat på Ikea i 16 år - men vanligtvis som CIO. För att inte komma för långt bort från varuhusets verklighet jobbar han vid fronten en vecka varje år.
På Ikeas IT-avdelning jobbar 1356 möbelhandlare. IT-området är inte separerat från heminredningen, säger Ikeas CIO Ola Troedsson.
- Jag är seriös när jag säger att vi säljer möbler och heminredning allihop. Vår arbetsuppgift är att automatisera och förenkla så långt det går. Vi ser till att rätt information finns för rätt person i rätt tid. IT är ingen egen disciplin utan en del av att ge kunden en så bra upplevelse som möjligt på Ikea.
När Ola Troedsson gör sin frontvecka börjar han klockan fem på morgonen och får ta emot godset som kommer med lastbilar till varuhuset i Malmö.
- Då ska jag stå på kajen med handtrucken beredd och hjälpa till att dra ut pallarna. Sen ska pallarna ut i varuhuset och det är uppackning fram till tio. När klockan är tio ska varuhuset vara rent och snyggt och då tar man emot kunderna. Det står "Ola ny på jobbet" på min namnskylt. Jag har visserligen jobbat på Ikea i 16 år, men jag är ny på det jobbet.
Koncernchefen Anders Dahlvig gör också en frontvecka varje år, liksom de flesta andra på administrativa poster.
- Det är jätteviktigt för oss pärmbärare att behålla sambandet med varuhusen och komma ihåg att kunden är den viktigaste personen vi har. Det gäller att ge de 520 miljoner kunderna vi har varje år en bra upplevelse.
Ingvar Kamprad-anda på IT-avdelningen
Ingvar Kamprads anda märks på hela Ikea, även på IT-avdelningen, säger Ola.
- Han är en möbelhandlare och har sett till att alla andra är möbelhandlare. Det är den jordnära friska ansatsen han har och den värme han utstrålar. Vi delar hans grundvärderingar och jobbar på det sätt han har anvisat i de nio teser som han kallade "en möbelhandlares testamente".
- Vi har bra driv, ett jävlar anamma, inget är omöjligt, vi ska nog lösa det. Vi är resultatinriktade men samtidigt finns en fin kollegialitet. Man vågar stå emot trender och göra saker som inte de andra i branschen gör.
En global IT-avdelning
Tidigare hade Ikea 14 olika IT-funktioner runt om i världen. Idag är det åtta olika enheter men alla tillhör en och samma funktion som heter Ikea IT. Det har gjort stor skillnad, berättar Ola Troedsson.
- De 14 olika IT-enheterna utvecklade var och en system utan en tanke på att man skulle koppla ihop systemen och samordna dem. Idag utvecklar vi globala system och standardiserar dem, så vi har samma arbetsprocesser och samma informationsverktyg genom hela kedjan.
- Det är ständigt högre krav på precision och tillgänglighet. 24 timmar sju dagar i veckan är nästan sanning hos oss eftersom vi opererar i 23 tidszoner. Systemen måste fungera, 244 varuhus måste få den information de behöver varje morgon 365 dagar om året. Att leverera det är avsevärt mycket enklare med en global IT-avdelning.
"Enkelhet är en utmaning"
Varje generation nya Ikea-kunder som kommer ut på marknaden har nya krav, menar Ola.
- Förändringshastigheten ökar, nya versioner och uppgraderingar kommer snabbare och kraven på funktionalitet från kunderna ökar. Samtidigt som hastigheten ökar så ökar också komplexiteten. Våra medarbetare blir mer och mer nischade på system, en del av ett system eller en bit av en arkitektur. Samtidigt måste det knytas ihop till något som är väldigt enkelt för användaren. Enkelhet är en stor utmaning.
Den största utmaningen för Ola, som CIO på ett av Sveriges största företag, är att prioritera rätt saker.
- Att se till att den interna organisationen är effektiv, att vi prioriterar rätt projekt så att vi får bäst utväxling. Samordningen och standardisering är också en viktig deltig del, att se till att vi har exakt samma verktyg överallt i hela världen. Idag har vi delvis olika system i olika delar av världen.
- Konstant förbättring ligger i vår kultur och våra värderingar. Vi tar hela tiden in nya krav från kollegor på andra avdelningar och förbättrar oss ständigt. Vi får in nya idéer från medarbetare som vi försöker förvalta på ett bra sätt. Vi gör hundratals förbättringar varje år.
"Vi sitter inte och väntar"
Det råder brist på personal med IT-kompetens i Sverige, bland annat för att det är för få som väljer att utbilda sig inom IT. Många företag har problem att hitta personal med rätt kompetens, men Ikeas IT-avdelning planerar inte att rekrytera fler medarbetare. Istället ökar de sin kapacitet genom att köpa in kompetens från Indien.
- Vi vill inte bli så många fler än vad vi är nu. Medarbetarna är vår viktigaste tillgång och vi vill behålla de anställda vi har men vår expansion vill vi göra genom att köpa mer service och tjänster externt. Vi sitter inte och väntar på att utbildningen tar fart igen, då skulle vi i värsta fall begränsa tillväxten för Ikea. Jag tror att det är en allmän trend bland många företag att man köper in kodning till låg kostnad i Asien.
Rekryteringsbristen är alltså inget större problem för Ikea.
- Vad jag förstår, i all ödmjukhet, så är vi en attraktiv arbetsgivare och folk tycker det är intressant att arbeta hos oss. Däremot finns brist på annan kompetens som exempelvis inom arkitektur, IT-juridik, business analyst-kompetens. Där har statsmakterna inte hängt med i förändringen. Dagens utbildningar är stöpta i den traditionella systemvetenskapliga formen och det finns behov av andra utbildningar.
Ikea har varit i kontakt med olika universitet och påpekat att utbildningarna inte står i samklang med framtidens förändringar. De deltar också i högskolornas jobbdagar.
- Men det är jättesvårt att påverka samhällstrender. Det är inte poppis att syssla med IT efter nedgången, man söker sig andra vägar.
IT-kompetens ger möjligheter
Eftersom det är ont om mer avancerad kompetensutveckling inom IT på marknaden utbildar Ikea sina medarbetare internt.
- Vi är ganska frikostiga med att skicka folk på utbildningar. Vi har interna utbildningar och egna utbildningspaket både lokalt och globalt. Medarbetare som intresserar sig för områden där Ikea behöver mer kompetens har naturligtvis mycket stor chans att få gå en utbildning inom det området.
Information för kunder och medarbetare, kassasystem, backoffice med uppföljning av varuplanering, ankomstplanering till varuhuset - det finns gott om IT på ett Ikea-varuhus. Till Ikea-varuhuset i Malmö anländer till exempel 6000 lastbilar om året. Det kräver viss planering - och det sköts med IT. Ikea har en stor IT-avdelning, men det finns också möjlighet att jobba i resten av organisationen. Om man vill jobba inom IT på Ikea finns stora utvecklingsmöjligheter, säger Ola.
- Det mesta på Ikea idag har anknytning till IT. Har du en IT-bakgrund så har du väldigt goda möjligheter att jobba med varuförsörjning, varuplanering, som varuhuschef, det finns alla möjligheter.
» Hitta utbildningar för dig som är IT-proffs
» Hitta utbildningar inom IT - design och multimedia
» Hitta utbildningar för IT-användare
